Здійснення підприємницької діяльності неможливе без ведення документації. Трудові договори, ТТН, декларації та відомості — це лише невелика частина обов'язкових паперів. Процес роботи з документацією (отримання, обробка, створення, зберігання, надсилання та ліквідація) називається документообіг. Буквально 20 – 30 років тому все це було в паперовому вигляді, однак за останні роки цифровізація дісталась до майже кожної сфери діяльності.
Що таке електронний документообіг?
Саме поняття повністю відображає його суть — це обіг корпоративних документів в електронному форматі. Така система значно спрощує роботу з документацією та оптимізує основні бізнес-процеси. Вона може бути реалізована шляхом використання окремих програм для різних завдань чи встановленням єдиного ПЗ, яке містить всі необхідні функції.
Які процеси оптимізує електронний документообіг?
- Створення, транспортування, копіювання документів і відповідні канцелярські витрати. Автоматизація цього процесу дозволяє краще використовувати час працівників, оскільки можна надсилати відомості навіть за відсутності працівника на робочому місці, якщо у відправника є відповідні права доступу.
- Безпекові заходи. Усі документи зберігаються у внутрішньому електронному архіві, недоступному для осіб без відповідних прав доступу. Це забезпечує конфіденційність та інтегрітет інформації.
- Пошук необхідної інформації серед документації компанії. Усе розподілено по теках та дисках. Щоб знайти потрібний документ, можна ввести запит за ключовим словом, датою чи номером об’єкта.
- Обмін інформацією із різними підрозділами, філіями, відділами компанії та окремими працівниками. Ознайомлення з наказами службовими записками та задачами в електронному вигляді дозволяє оперативніше приступати до їх виконання.
- Вплив на зовнішнє середовище, зокрема на вирубку лісів. Зменшення кількості паперу, який регулярно закупається підприємствами.
ТОП-3 задачі для оптимізації та способи їхнього розв’язання
|
Завдання |
Рішення |
На що звернути увагу? |
|
Швидкий пошук, створення та збереження документів. |
Використання стандартних офісних програм. Збереження інформації в централізованому сховищі. Ним може бути хмара (власна чи надана провайдером) або фізичний сервер компанії. |
Інтерфейс сховища повинен бути інтуїтивно зрозумілим, не перевантажений зайвими функціями. Працівники повинні зберігати об’єкти тільки в сховище, а не на власні ПК. |
|
Ефективна взаємодія між системою електронного документообігу та компонентами інформаційної системи. |
Грамотна інтеграція обов’язкових програм, зокрема бухгалтерських М.Е.Doc чи 1С-Бухгалтерії та загальної СЕД. |
Можливість інтеграції програм повинна бути запланована ще на перших кроках цифровізації документообігу в компанії. |
|
Оперативний зв’язок між працівниками, зокрема різних підрозділів та відділів. |
Використання чатів, аудіо та відеомітингів. Великі компанії розробляють корпоративні портали або пульти управління інформацією, документообігом і працівниками, що дозволяє швидко взаємодіяти. |
У компанії має бути запроваджена лише одна комунікаційна програма, щоб не виникло плутанини. Важливо використовувати надійне ПЗ, що гарантує конфіденційність. |